Die ersten Intranets (in Unternehmen und Verwaltung) waren eine online-Version der Mitarbeiterzeitschriften mit News und Stories aus dem Unternehmen sowie Führungsrichtlinien und bestenfalls einem bescheidenen Anfang von Dokumentenmanagement.
Diese erste Generation der Intranets wurde – nicht zuletzt dank der Einführung von Content Management Systems (CMS) – angereichert mit komplexeren, Bildgalerien, Audiodaten und Animationen, immer jedoch rein content-orientiert.
Mit dem prozessorientierten Intranet kamen die Mitarbeiterportale auf, deren Kernfunktionen auch heute noch zentral für jedes funktionierende Intranet sind: Personalisierte Funktionen, Prozesse für die Zusammenarbeit oder gar virtuelle Gruppenräume – kurz, ein funktionsintegriertes Intranet.
Die ausgebaute Form dieses Mitarbeiterportals ist eine kollaborative Form des Social Intranets mit noch mehr Interaktionsmöglichkeiten für die Mitarbeiter, eine eigentliche Social Business Plattform, die das gesamte Unternehmen bzw. die ganze Verwaltung ins Intranet bringt und alle Geschäftsprozesse dort abbildet.
Dabei ist es wichtig, die sozialen Funktionen nicht mit der Facebook-Oberflächlichkeit gleichzusetzen; Elemente dieser Kategorie sollen die Kommunikation und Interaktion fördern und können beispielsweise folgende sein:
Ausgebaute Personalisierungsfunktionen: Jeder Mitarbeiter wird mit seinem Namen und direkt angesprochen, jeder Intranetnutzer hat individuelle Services und Funktionen zur Verfügung
Persönliche Informationen: Jeder Mitarbeiter hat seine persönliche Seite – mit Foto, Arbeitsplatzbeschreibung, seiner Expertise, aber auch Hobbies und persönlichen Vorlieben
Rankings, Umfragen und Trendbarometer zeigen, wie Mitarbeiter zu verschiedenen Themen stehen.
Gruppenfunktionen: Es gibt Konferenz- und Diskussionsgruppen. Jeder kann Forenfunktionen nutzen, Artikel und News kommentieren.
Alle Anmeldungen laufen übers Intranet, zum Beispiel für Fortbildungen und Veranstaltungen.
Einkauf und Bestellungen werden übers Intranet abgewickelt: Bürobedarf oder Fachliteratur können hier geordert werden.
Weblogs: Wer Spass daran hat, kann einen individuellen oder Gruppen-Blog führen.
Im interaktiven Unternehmenskalender werden zum Beispiel Projekttermine notiert oder Teamkalender verwaltet.
Das Schwarze Brett wird interaktiv: Veranstaltungen, Termine und Einladungen hängen am virtuellen Schwarzen Brett, aber auch Kleinanzeigen der Mitarbeiter, Mitfahrgelegenheiten, «Klatsch und Tratsch», Tauschbörsen oder Ergebnisse von Mitarbeitersportturnieren finden dort ihren Platz.
Das heisst aber nicht, dass die ursprünglichen Inhalte der Intranets überholt sind, vielmehr bilden News, Termine und Dokumentenmanagement die Basis, E-Learning, Knowledge Management und Collaboration-Funktionen den Mittelbau und Social Features sind nur der letzte Schliff.